ตอน BEO สับขาหลอก

ตอน BEO สับขาหลอก

ปกติเวลาที่โรงแรมมีงานจัดเลี้ยงในการประสานระหว่างแผนกเพื่อให้รู้ว่าใครทำอะไร แผนก Sale จะเป็นคนออกเอกสารตัวนึงที่เรียกว่า BEO หรือ Banquet Event Order มาเพื่อเป็นแนวทางที่ให้แผนกอื่นๆ ได้รับรู้ว่า “กรูต้องทำอะไรบ้างและเตรียมอะไรในงานนี้” เพื่อจะได้ตัดปัญหาการเกี่ยงงานกันในกรณีที่มีคนแย่งกันรับผิดชอบประเภท “มึงทำดิ มึงเอาไปดิ” อะไรแบบนี้อ่ะนะ ทีนี้เวลาออก BEO เนี่ยมันมีอย่างนึงที่เป็นปัญหาปวดใจของ Sale และทุกๆ แผนกมากนั่นคือเวลาที่แขกต้องการเปลี่ยนนู้น นี่ นั่น กระทันหันแล้วต้องมาคอยแก้ใน BEO ว่าแผนกไหนทำอะไรรับผิดชอบยังไง เพราะบางทีงานมันเดินไปแล้วแต่ Sales เพิ่งมีเวลามา Revise ตัว BEO ทีหลัง

บางงานนี่กว่าจะเสร็จ Revise ตัว BEO กันเป็น 10 รอบสำหรับเฮียมีครั้งนึงที่เสือกอ่าน BEO ผิด ชีวิตแม่งเกือบเปลี่ยนและเรียกได้ว่าเป็นความผิดพลาดที่อยากบอกต่อและให้พวกเอ็งระวังไว้เลยนะ เรื่องเกิดขึ้นเมื่อเฮียได้รับ BEO ตัวนึงจากแผนก Sale เป็นแชก Group งานสัมมนาซึ่งในส่วนของ FO ก็มีที่ต้องจัดการเตรียม Welcome drink และห้องให้พร้อมก่อนเวลา Check In ที่แขกจะเดินทางมา แล้วก็สถานที่สำหรับ Check in ที่จะใช้ห้องประชุมแทน Lobby เพื่อกระจายแขกไม่ให้มากระจุกตัวกันมากเกินไป

ทีนี้หลังจากนั้นต่อมาก็มีการ Revised ตัว BEO กันหลายรอบ ซึ่งในส่วนของ FO เนี่ยมันมีรายละเอียดนึงที่ถูกเปลี่ยนไปคือเค้าเปลี่ยนสถานที่ Check จากห้องประชุมแรกที่เตรียมไว้ เป็นห้อง Ballroom แทนเพราะจำนวนแขกและจำนวนห้องมันเพิ่มมา ทีนี้เวลาที่มีงาน Function แผนกต่างๆ โดยเฉพาะ HOD เค้าจะได้รับ Email บ่อยและเยอะมากเพราะรายละเอียดมันเปลี่ยนตลอดเวลา ประกอบกับของเฮียช่วงนั้นต้องทำ MIR Report ส่งสำนักงานใหญ่อีกมันเลยออกจะมั่วๆ ไปสักนิดระบบชีวิตไม่ค่อยถูก ทีนี้การอ่านและเรียงเอกสารมันต้องยึดเอาปัจจุบันอยู่หน้าแรก แต่ของเฮียตอนนั้นแม่งดันพลาดอีเมล์ตัวที่มี BEO ที่เปลี่ยนห้องประชุมนี้ไป แล้วเฮียก็เลยกระจาย Information ไปให้น้องๆ ว่า “แขก Group นี้เช็คอินที่ห้องประชุมแรกนะ” โดยที่ลืมดูไปว่ามันเปลี่ยนไปแล้วใน BEO ล่าสุด

ถึงวันที่ Group จะมา เฮียก็ให้น้องๆ มันไปเตรียมสถานที่เตรียมกุญแจห้องไว้เสร็จสรรพในห้องแรก สักพัก RM รีบวิ่งหน้าตาตื่นมาเลยบอกว่า “ทำไมมาอยู่ห้องนี้ เค้าเปลี่นห้องกันแล้ว ไม่ได้ตาม BEO หรือไง” เท่านั้นแหละแม่คุณเอ้ย ย้ายกันอุตลุต หอบหิ้วสรรพารก เปลี่ยนห้องกันแทบไม่ทันดีว่าแขกยังไม่มาและถึงโรงแรม Late กว่าที่กำหนด เคสนี้จบลงด้วยใบ Warning 1 ใบของเฮีย 555 จริงๆ ก็สมควรแหละไม่ดูดีๆ เอง


สมัครสมาชิกกับ CEMS HALLS

ความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

ตอน City Ledger เช็คให้ดีก่อนปล่อยแขก

รูปภาพ
City Ledger เช็คให้ดีก่อนปล่อยแขก Check Out ปัญหาหนึ่งที่ชาวโรงแรมมักจะเจอบ่อยเวลาที่มี Group หรือแขกที่ชำระเงินผ่าน Travel Agency เข้ามาและกำลังจะ Check Out ออกไปนั่นคือปัญหาในเรื่องของการปิด City Ledger หรือที่ภาษาเราชาวโรงแรมเรียกว่า "ปิด City" นี่แหละครับ เนื่องจากถ้าเราสามารถปิด City ได้ในระบบอันนี้ไม่มีปัญหาอะไรทุกอย่างปกติแสดงว่าหนี้ก่อนนี้ที่ปิดไปมีการเปิดบัญชีลูกหนี้ถูกต้องตามกระบวนการของโรงแรมเรียกได้ว่า "ใช้ก่อนจ่ายทีหลัง" แต่ถ้าเราไม่สามารถปิดยอดหนี้ในระบบได้เพราะไม่มีบัญชี City นั่นหมายความว่า Group นี้ต้องหาเงินมาชำระก่อนที่จะ Check Out ออกไป เนื่องจากไม่ได้มี Credit ไว้กับทางโรงแรม หากกรณีที่ปิด City ไม่ได้แล้วปล่อยให้ Group Check Out ไปความเสี่ยงที่เข้ามาคือ "หนี้สูญ" ที่ไม่รู้ว่าจะเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ (ถ้าบริษัทคู่ค้านั้นไม่ได้มีความมั่นคงทางการเงินจนสามารถไว้ใจให้แขก Check Out ก่อนได้) มันก็จะเกิดเป็นหนี้ที่รอการชำระ (เลวร้ายสุดคือไม่รู้ว่าจะถูกชำระเมื่อไหร่ จนกลายเป็นหนี้เสีย) ที่ถูกโยกไปไว้ในระบบ PMS (Property Management System)...
อ่านเพิ่มเติม

ตอน ถ้าไม่ปิด City Ledger จะเป็นยังไง?

รูปภาพ
ถ้าไม่ปิด City Ledger จะเป็นยังไง? ในกรณีที่เราไม่ได้ทำการปิด City Ledger ในระบบ PMS สิ่งแรกเลยที่จะเกิดคือเราจะไม่สามารถทำการ Check Out แขกห้องนี้ออกจากระบบและนำแขกใหม่ที่จะเข้าไปทำการ Check In เข้าไปในระบบได้เพราะระบบจะบังคับให้เราทำยอดให้เป็น 0 บาทก่อนที่จะทำการ Check Out ตัวอย่าง กรณีแขกคนหนึ่งที่เราดันพลาดปล่อยให้เขา Check Out ไปเพราะแขกแจ้งว่า "Agency จ่ายค่าห้องมาแล้ว" และด้วยความผิดพลาดเราเลือกที่จะเชื่อโดยปราศจากการตรวจสอบ สมมุติว่าแขกอยู่ห้อง 234 ทีนี้พอแขก Check Out ไปแล้วในระบบมันก็จะมียอดค่าห้องค้างอยู่ สมมุติอีกครั้งคือ 3000 บาท ทีนี้เราจะทำการปิด City แต่ปิดไม่ได้เพราะยังไม่ได้รับการอนุมัติ แล้วมีแขกใหม่ที่มารอ Check In อยู่ที่ห้องนี้ต่อ เราก็ต้องทำการปิดยอด 3000 บาทนี้ให้เป็น 0 ก่อนทีนี้เมื่อปิด City ไม่ได้ หวยก็จะไปออกที่กระบวนการ การเปิดห้องๆ นึงขึ้นมาเพื่อย้ายหนี้ 3000 บาทนี้ไปไว้ให้ยอดให้ห้องนี้เป็น 0 ก่อนจึงจะสามารถทำการ Check In แขกใหม่เข้าไปได้ ซึ่งห้องที่ว่านี้มันคือห้องที่เจ้าของและผู้บริหารโรงแรมไม่ค่อยอยากให้มียอดค้างและเปิดขึ้นมาเท่าไหร่ (บางโ...
อ่านเพิ่มเติม
ตัวย่อระหว่าง FO and HK โรงแรมเป็นธุรกิจที่ต้องมีหลายภาคส่วนในการปฏิบัตงานซึ่งการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพถือเป็นเรื่องที่จำเป็นและสำคัญอย่างมาก เนื่องจากหากในแต่ละฝ่ายไม่สามารถเข้าใจไปในแนวทางเดียวกันได้ย่อมทำให้การปฏิบัติงานผิดพลาดและส่งผลกระทบต่อแขกได้ วันนี้ CEMS HALLS จะขอยกตัวอย่างของการติดต่อสื่อสารกันระหว่างแผนกภายในโรงแรมในส่วนของ Front Office และ Housekeeping จะใช้ตัวตัวย่อในการกำกับสถานะของห้องพักในแต่ละประเภทไว้ในระบบ Hotel System และแทนค่าด้วยสีหรือเครื่องหมายบางอย่างพร้อมทั้งอักษรย่อให้พนักงานรู้สถานนะของห้องในขณะนั้นซึ่งตัวย่อที่นำมาให้อ่านกันนี้จะเป็นตัวย่อหลักๆ ที่ใช้งานระหว่างแผนก Front Office และ Housekeeping ที่ใช้กันส่วนใหญ่ประกอบด้วย 1. VC = Vacant Clean หมายถึงห้องว่างที่สะอาดแล้วพร้อมสำหรับส่งแขกได้ทันที ไม่ต้องให้แม่บ้านขึ้นไปทำความสะอาดอีก 2. VD = Vacant Dirty หมายถึงห้องว่างที่ยังไม่สะอาดยังสกปรกอยู่ อาจจะด้วยเหตุผลที่แขกเพิ่ง C/O ออกไปหรือเกิดปัญหาบางอย่างที่สามารถแก้ไขให้เสร็จได้ในทันที เช่น หลอดไฟเสีย สายชำระขาด เป็นต้น 3. OC = Occupied Cle...
อ่านเพิ่มเติม