ตอน City Ledger เช็คให้ดีก่อนปล่อยแขก
City Ledger เช็คให้ดีก่อนปล่อยแขก
Check Out ปัญหาหนึ่งที่ชาวโรงแรมมักจะเจอบ่อยเวลาที่มี Group หรือแขกที่ชำระเงินผ่าน Travel Agency เข้ามาและกำลังจะ Check Out ออกไปนั่นคือปัญหาในเรื่องของการปิด City Ledger หรือที่ภาษาเราชาวโรงแรมเรียกว่า "ปิด City" นี่แหละครับ เนื่องจากถ้าเราสามารถปิด City ได้ในระบบอันนี้ไม่มีปัญหาอะไรทุกอย่างปกติแสดงว่าหนี้ก่อนนี้ที่ปิดไปมีการเปิดบัญชีลูกหนี้ถูกต้องตามกระบวนการของโรงแรมเรียกได้ว่า "ใช้ก่อนจ่ายทีหลัง" แต่ถ้าเราไม่สามารถปิดยอดหนี้ในระบบได้เพราะไม่มีบัญชี City นั่นหมายความว่า Group นี้ต้องหาเงินมาชำระก่อนที่จะ Check Out ออกไป เนื่องจากไม่ได้มี Credit ไว้กับทางโรงแรม
หากกรณีที่ปิด City ไม่ได้แล้วปล่อยให้ Group Check Out ไปความเสี่ยงที่เข้ามาคือ "หนี้สูญ" ที่ไม่รู้ว่าจะเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ (ถ้าบริษัทคู่ค้านั้นไม่ได้มีความมั่นคงทางการเงินจนสามารถไว้ใจให้แขก Check Out ก่อนได้) มันก็จะเกิดเป็นหนี้ที่รอการชำระ (เลวร้ายสุดคือไม่รู้ว่าจะถูกชำระเมื่อไหร่ จนกลายเป็นหนี้เสีย) ที่ถูกโยกไปไว้ในระบบ PMS (Property Management System) เช่น Opera, Epitome, Fidelio, ในห้องที่เรียกว่าห้อง DM หรือ Dummy Room หรือ PM Room หรือ Permanent Room แล้วแต่ว่าโรงแรมไหนจะเรียกยังไง ทีนี้ก่อนที่จะมาพูดกันถึงเรื่องของ City Ledger เรามาดูกันก่อนจริงๆ แล้วมันคืออะไร City Ledger
อธิบายให้เข้าใจง่ายๆ จากประสบการณ์ของผู้เขียนคือ "บัญชีลูกหนี้ที่มีการให้เครดิตการชำระเงิน" ส่วนมากก็จะให้กับ Agency, Corporate, Government ที่จะส่งคนมาพักหรือส่ง Group เข้ามาพักก่อนแล้วให้แขกสามารถ Check Out ออกไปก่อนได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าห้องพักเพราะหลังจากนั้นผู้ที่เกี่ยวข้องจะตามมาชำระเงินให้กับทางโรงแรมเองตามจำนวนเงินที่ถูกระบุไว้ใน City Ledger ก่อนระยะเวลา Credit Term ที่กำหนดไว้หรือเมื่อถึง Credit Limit ที่กำหนดไว้ เช่น แขกทีีจองมากับ Agency ซึ่งได้ชำระเงินแล้วกับ Agency พอมาถึงที่โรงแรมแขกคนนี้ก็จะไม่มีภาระต้องชำระเงินค่าห้องพัก จ่าย Deposit เฉพาะที่เป็นค่า Extra Charge พอถึงวัน Check Out โรงแรมก็เรียกเก็บค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่นอกเหนือจากค่าห้อง เช่น ค่าอาหารและเครื่องดื่ม สปา ฯลฯ กับทางแขกโดยตรง จากนั้นก็สามารถให้แขกเดินทางกลับได้และในระบบ PMS ในส่วนของค่าใช้จ่ายก็จะถูกปิดเป็นยอด 0 บาท โดยในส่วนของค่าใช้จ่ายอื่นๆ นอกเหนือจากค่าห้องระบบก็จะเลือกตัดยอดโดยวิธีการชำระเงินของแขก อาทิ Cash, Visa, Master และในส่วนของค่าห้องพักระบบก็จะเลือกการชำระเงินแบบ City Ledger ซึ่งเมื่อ Post เข้าไปมันก็จะไปกระทบยอดกับยอดค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าห้องที่แขกค้างอยู่ให้กลายเป็น 0 ในระบบจากนั้นจึงทำการ Check Out แขกออกจากระบบได้
หมายเหตุ: กรณีนี้ระบบ PMS จะไม่สามารถ Check Out แขกออกจากระบบได้ถ้าหากในหน้า Cashier ของแขกห้องนี้ยังมียอดค้างที่ไม่กลายเป็น 0 บาท เพราะระบบจะบังคับให้ต้องตัดยอดให้เป็น 0 บาทก่อนหากจะ Check In แขกใหม่ที่จะเข้ามาอยู่ห้องนี้ต่อเข้าไปในระบบ PMS ทีนี้จากตัวอย่างข้างบนเมื่อเราปิด City แขกห้องนี้ไปแล้ว แขกเดินทางกลับแล้วหน้าที่ต่อไปก็จะเป็นในเรื่องของการส่งใบแจ้งหนี้ไปเรียกเก็บเงินกับทาง Agency ที่แขกได้จ่ายเงินมาแล้วราคาหนึ่ง แต่ราคาที่โรงแรมเรียกเก็บกับ Agency ก็จะเป็นราคา Contract Rate ที่ได้ทำข้อตกลงกันเอาไว้ (ข้อควรระวังคือแขกบางคนชอบมาถามราคาว่า "ค่าห้องชั้นเท่าไหร่?" เราต้องห้ามบอกราคาที่แขกจ่ายมาตามที่เห็นในระบบ PMS เด็ดขาด!!! เพราะราคาในระบบจะเป็นราคาที่โรงแรมทำ Contract Rate กับ Agency ซึ่งส่วนใหญ่จะถูกกว่าที่แขกจ่ายตรงกับ Agency หากเราลืมตัวหรือเผลอบอกไปแขกก็จะกลับไป Complain กับ Agency และ Agency ก็จะกลับมา Complain โรงแรมต่อซึ่งอาจมี Option เสริมด้วยการเรียกร้องขอการชดเชยค่าเสียหายกรณีที่แขกขอส่วนต่างคืนเพราะ Agency เก็บเขาแพงกว่าที่โรงแรมบอก หรือหนักสุดคืออาจยกเลิก Contract Rate กับทางโรงแรมไปเลยก็ได้)
สำหรับระยะเวลาการเรียกเก็บอาจจะเรียกได้เลยทันทีหลังแขก Check Out หรือตามระยะเวลา Credit Term ภายใน 45 วัน หรืออื่นๆ ตามที่ได้ตกลงกันไว้ สำหรับหน้าที่การเรียกเก็บเงินอันนี้ก็แล้วแต่โรงแรมว่าจะ Assign แผนกไหน Accounting, Reservation หรือ Sale ขึ้นอยู่กับขนาดของโรงแรมและการวางระบบการบริหาร บางที่ให้ Front Office เรียกเก็บเองก็มี แต่จากประสบการณ์ผู้เขียนที่ได้ทำงานมาส่วนมากจะเป็นฝ่ายบัญชีที่จะมีส่วนงานในการส่งเอกสารเพื่อเรียกชำระหนี้ในกรณีที่ City Ledger บัญชีนั้นถูกเปิดอย่างถูกต้อง (เดี๋ยวมาว่ากันกรณีการเปิด City Ledger ที่มีลักษณะการดำเนินการเปิดแบบพิเศษใส่ไข่)
สิ่งที่ต้องระวังสำหรับการที่จะปิด City ในแต่ละครั้งคือเรื่องของ "หนี้เสีย" ทีี่เกิดจากการปิด City แล้วไม่สามารถเรียกเก็บได้อาจจะด้วยถูกคู่ค้าตั้งใจโกงโดยการส่งเอกสารปลอมในการขอเปิด Credit หรือการประสานงานที่ผิดพลาดระหว่างแผนกในโรงแรมจนอนุญาตให้คู่ค้าที่ไม่มีบัญชี City Ledger ทำการปิดบัญชีไปได้
นี่คือสิ่งที่ต้องระวังที่สุดเพื่อไม่ให้โรงแรมเกิดความเสียหายและเป็นอันตรายต่อพนักงานอย่างเราๆ ที่อาจโดน Warning หรือโดนเรียกให้ชดเชยค่าเสียหายในกรณีที่ปิด City ไปโดยไม่รอบคอบได้
หัวข้อหน้าจะมาต่อกันในเรื่องของวิธีการเปิดบัญชี City Ledger
Check Out ปัญหาหนึ่งที่ชาวโรงแรมมักจะเจอบ่อยเวลาที่มี Group หรือแขกที่ชำระเงินผ่าน Travel Agency เข้ามาและกำลังจะ Check Out ออกไปนั่นคือปัญหาในเรื่องของการปิด City Ledger หรือที่ภาษาเราชาวโรงแรมเรียกว่า "ปิด City" นี่แหละครับ เนื่องจากถ้าเราสามารถปิด City ได้ในระบบอันนี้ไม่มีปัญหาอะไรทุกอย่างปกติแสดงว่าหนี้ก่อนนี้ที่ปิดไปมีการเปิดบัญชีลูกหนี้ถูกต้องตามกระบวนการของโรงแรมเรียกได้ว่า "ใช้ก่อนจ่ายทีหลัง" แต่ถ้าเราไม่สามารถปิดยอดหนี้ในระบบได้เพราะไม่มีบัญชี City นั่นหมายความว่า Group นี้ต้องหาเงินมาชำระก่อนที่จะ Check Out ออกไป เนื่องจากไม่ได้มี Credit ไว้กับทางโรงแรม
หากกรณีที่ปิด City ไม่ได้แล้วปล่อยให้ Group Check Out ไปความเสี่ยงที่เข้ามาคือ "หนี้สูญ" ที่ไม่รู้ว่าจะเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ (ถ้าบริษัทคู่ค้านั้นไม่ได้มีความมั่นคงทางการเงินจนสามารถไว้ใจให้แขก Check Out ก่อนได้) มันก็จะเกิดเป็นหนี้ที่รอการชำระ (เลวร้ายสุดคือไม่รู้ว่าจะถูกชำระเมื่อไหร่ จนกลายเป็นหนี้เสีย) ที่ถูกโยกไปไว้ในระบบ PMS (Property Management System) เช่น Opera, Epitome, Fidelio, ในห้องที่เรียกว่าห้อง DM หรือ Dummy Room หรือ PM Room หรือ Permanent Room แล้วแต่ว่าโรงแรมไหนจะเรียกยังไง ทีนี้ก่อนที่จะมาพูดกันถึงเรื่องของ City Ledger เรามาดูกันก่อนจริงๆ แล้วมันคืออะไร City Ledger
อธิบายให้เข้าใจง่ายๆ จากประสบการณ์ของผู้เขียนคือ "บัญชีลูกหนี้ที่มีการให้เครดิตการชำระเงิน" ส่วนมากก็จะให้กับ Agency, Corporate, Government ที่จะส่งคนมาพักหรือส่ง Group เข้ามาพักก่อนแล้วให้แขกสามารถ Check Out ออกไปก่อนได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าห้องพักเพราะหลังจากนั้นผู้ที่เกี่ยวข้องจะตามมาชำระเงินให้กับทางโรงแรมเองตามจำนวนเงินที่ถูกระบุไว้ใน City Ledger ก่อนระยะเวลา Credit Term ที่กำหนดไว้หรือเมื่อถึง Credit Limit ที่กำหนดไว้ เช่น แขกทีีจองมากับ Agency ซึ่งได้ชำระเงินแล้วกับ Agency พอมาถึงที่โรงแรมแขกคนนี้ก็จะไม่มีภาระต้องชำระเงินค่าห้องพัก จ่าย Deposit เฉพาะที่เป็นค่า Extra Charge พอถึงวัน Check Out โรงแรมก็เรียกเก็บค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่นอกเหนือจากค่าห้อง เช่น ค่าอาหารและเครื่องดื่ม สปา ฯลฯ กับทางแขกโดยตรง จากนั้นก็สามารถให้แขกเดินทางกลับได้และในระบบ PMS ในส่วนของค่าใช้จ่ายก็จะถูกปิดเป็นยอด 0 บาท โดยในส่วนของค่าใช้จ่ายอื่นๆ นอกเหนือจากค่าห้องระบบก็จะเลือกตัดยอดโดยวิธีการชำระเงินของแขก อาทิ Cash, Visa, Master และในส่วนของค่าห้องพักระบบก็จะเลือกการชำระเงินแบบ City Ledger ซึ่งเมื่อ Post เข้าไปมันก็จะไปกระทบยอดกับยอดค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าห้องที่แขกค้างอยู่ให้กลายเป็น 0 ในระบบจากนั้นจึงทำการ Check Out แขกออกจากระบบได้
หมายเหตุ: กรณีนี้ระบบ PMS จะไม่สามารถ Check Out แขกออกจากระบบได้ถ้าหากในหน้า Cashier ของแขกห้องนี้ยังมียอดค้างที่ไม่กลายเป็น 0 บาท เพราะระบบจะบังคับให้ต้องตัดยอดให้เป็น 0 บาทก่อนหากจะ Check In แขกใหม่ที่จะเข้ามาอยู่ห้องนี้ต่อเข้าไปในระบบ PMS ทีนี้จากตัวอย่างข้างบนเมื่อเราปิด City แขกห้องนี้ไปแล้ว แขกเดินทางกลับแล้วหน้าที่ต่อไปก็จะเป็นในเรื่องของการส่งใบแจ้งหนี้ไปเรียกเก็บเงินกับทาง Agency ที่แขกได้จ่ายเงินมาแล้วราคาหนึ่ง แต่ราคาที่โรงแรมเรียกเก็บกับ Agency ก็จะเป็นราคา Contract Rate ที่ได้ทำข้อตกลงกันเอาไว้ (ข้อควรระวังคือแขกบางคนชอบมาถามราคาว่า "ค่าห้องชั้นเท่าไหร่?" เราต้องห้ามบอกราคาที่แขกจ่ายมาตามที่เห็นในระบบ PMS เด็ดขาด!!! เพราะราคาในระบบจะเป็นราคาที่โรงแรมทำ Contract Rate กับ Agency ซึ่งส่วนใหญ่จะถูกกว่าที่แขกจ่ายตรงกับ Agency หากเราลืมตัวหรือเผลอบอกไปแขกก็จะกลับไป Complain กับ Agency และ Agency ก็จะกลับมา Complain โรงแรมต่อซึ่งอาจมี Option เสริมด้วยการเรียกร้องขอการชดเชยค่าเสียหายกรณีที่แขกขอส่วนต่างคืนเพราะ Agency เก็บเขาแพงกว่าที่โรงแรมบอก หรือหนักสุดคืออาจยกเลิก Contract Rate กับทางโรงแรมไปเลยก็ได้)
สำหรับระยะเวลาการเรียกเก็บอาจจะเรียกได้เลยทันทีหลังแขก Check Out หรือตามระยะเวลา Credit Term ภายใน 45 วัน หรืออื่นๆ ตามที่ได้ตกลงกันไว้ สำหรับหน้าที่การเรียกเก็บเงินอันนี้ก็แล้วแต่โรงแรมว่าจะ Assign แผนกไหน Accounting, Reservation หรือ Sale ขึ้นอยู่กับขนาดของโรงแรมและการวางระบบการบริหาร บางที่ให้ Front Office เรียกเก็บเองก็มี แต่จากประสบการณ์ผู้เขียนที่ได้ทำงานมาส่วนมากจะเป็นฝ่ายบัญชีที่จะมีส่วนงานในการส่งเอกสารเพื่อเรียกชำระหนี้ในกรณีที่ City Ledger บัญชีนั้นถูกเปิดอย่างถูกต้อง (เดี๋ยวมาว่ากันกรณีการเปิด City Ledger ที่มีลักษณะการดำเนินการเปิดแบบพิเศษใส่ไข่)
สิ่งที่ต้องระวังสำหรับการที่จะปิด City ในแต่ละครั้งคือเรื่องของ "หนี้เสีย" ทีี่เกิดจากการปิด City แล้วไม่สามารถเรียกเก็บได้อาจจะด้วยถูกคู่ค้าตั้งใจโกงโดยการส่งเอกสารปลอมในการขอเปิด Credit หรือการประสานงานที่ผิดพลาดระหว่างแผนกในโรงแรมจนอนุญาตให้คู่ค้าที่ไม่มีบัญชี City Ledger ทำการปิดบัญชีไปได้
นี่คือสิ่งที่ต้องระวังที่สุดเพื่อไม่ให้โรงแรมเกิดความเสียหายและเป็นอันตรายต่อพนักงานอย่างเราๆ ที่อาจโดน Warning หรือโดนเรียกให้ชดเชยค่าเสียหายในกรณีที่ปิด City ไปโดยไม่รอบคอบได้
หัวข้อหน้าจะมาต่อกันในเรื่องของวิธีการเปิดบัญชี City Ledger
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น