ตอน ถ้าไม่ปิด City Ledger จะเป็นยังไง?
ถ้าไม่ปิด City Ledger จะเป็นยังไง?
ในกรณีที่เราไม่ได้ทำการปิด City Ledger ในระบบ PMS สิ่งแรกเลยที่จะเกิดคือเราจะไม่สามารถทำการ Check Out แขกห้องนี้ออกจากระบบและนำแขกใหม่ที่จะเข้าไปทำการ Check In เข้าไปในระบบได้เพราะระบบจะบังคับให้เราทำยอดให้เป็น 0 บาทก่อนที่จะทำการ Check Out ตัวอย่าง กรณีแขกคนหนึ่งที่เราดันพลาดปล่อยให้เขา Check Out ไปเพราะแขกแจ้งว่า "Agency จ่ายค่าห้องมาแล้ว" และด้วยความผิดพลาดเราเลือกที่จะเชื่อโดยปราศจากการตรวจสอบ สมมุติว่าแขกอยู่ห้อง 234 ทีนี้พอแขก Check Out ไปแล้วในระบบมันก็จะมียอดค่าห้องค้างอยู่ สมมุติอีกครั้งคือ 3000 บาท ทีนี้เราจะทำการปิด City แต่ปิดไม่ได้เพราะยังไม่ได้รับการอนุมัติ แล้วมีแขกใหม่ที่มารอ Check In อยู่ที่ห้องนี้ต่อ เราก็ต้องทำการปิดยอด 3000 บาทนี้ให้เป็น 0 ก่อนทีนี้เมื่อปิด City ไม่ได้ หวยก็จะไปออกที่กระบวนการ การเปิดห้องๆ นึงขึ้นมาเพื่อย้ายหนี้ 3000 บาทนี้ไปไว้ให้ยอดให้ห้องนี้เป็น 0 ก่อนจึงจะสามารถทำการ Check In แขกใหม่เข้าไปได้
ซึ่งห้องที่ว่านี้มันคือห้องที่เจ้าของและผู้บริหารโรงแรมไม่ค่อยอยากให้มียอดค้างและเปิดขึ้นมาเท่าไหร่ (บางโรงแรมถึงกับกำหนดเลยว่าใครที่สามารถเปิดห้องนี้ได้เท่านั้น) เพราะมันเป็นรายได้ที่ไม่ได้มีตัวเงินจริงๆ เป็นเหมือนเงินเชื่อซึ่งก็ไม่รู้ว่าจะตามได้เมื่อไหร่บางครั้งตามไม่ได้เลยก็มี ห้องๆ นี้มักเรียกกันว่าห้อง DM Room หรือ Dummy Room บางโรงแรมก็ใช้ PM Room หรือ Permanent Room ที่ปกติจะใช้ในการ Post ค่าใช้จ่ายของ Owner, GM เป็นหลัก สาเหตุที่ไม่มี City มันก็เกิดได้จากหลายสาเหตุ
กรณีจากประสบการณ์ของผู้เขียนเกิดจากการที่โรงแรมต้องการทำ Contract กับ Agency หรือบริษัทบางบริษัทมากเกินไป จึงละเลยกระบวนการตรวจเครดิตคู่ค้าและอนุญาตให้นำแขกมาพักก่อนได้ส่วนเรื่อง City ก็ยังไม่ได้เปิดเพราะอยากได้แขกจากที่นี่อาจจะด้วย Volume จำนวนห้องที่ส่งมาเยอะมากหรือเป็นบริษัท Agency เจ้าใหญ่ (ที่ล้มได้) ก็เลยรีบเอาเข้ามาก่อน แบบนี้เป็นต้น ปัญหาที่ตามมาอีกอย่างของการที่ไม่ได้เปิด City อย่างถูกต้องแล้วทำให้พนักงานมีปัญหากันคือการ "ตามเงินห้อง DM, PM" ที่จะโยนกันไปโยนกันมา
หากเปิด City ไม่ถูกต้องบัญชีก็ไม่มีข้อมูลในการติดตามหนี้และจะทำงานลำบากกรณีนี้การตามหนี้ก็จะถูกส่งผ่านไปยัง Sales Department ที่ไปทำการขายและปล่อยให้แขกมาพักโดยที่ยังไม่มีบัญชี City ซึ่งในบางครั้งก็อาจมีการกระทบชิ่งไปยัง GM ที่อนุญาตให้แขกมาพักได้ก่อนโดยที่ยังไม่มี City และคนที่รับเละด่านแรกก็จะเป็น Front Office ที่ต้องยืน Fight กับแขกกรณีที่ไม่มีบัญชี City และถามหาการชำระเงินจากแขกซึ่งแขกก็จะยืนยันว่า บริษัทหรือ Agency จ่ายมาแล้ว มันจะกระทบกันเป็นลูกโซ่
ตรงนี้ในบางครั้งเราก็ต้องเข้าใจมูลเหตุของการที่ต้อง "เร่งหารายได้เพื่อรองรับรายจ่าย" ที่ในบางครั้งทำให้ต้องรีบพาแขกเข้ามาพักก่อนที่จะต้องรอให้กระบวนการเปิด City Ledger สำเร็จ แต่ในบางครั้งการให้เครดิตแขกโดยไม่มีรหัส City ก็อาจมีปัจจัยอื่นๆ ที่จำเป็นจะต้องให้โดยปราศจากการตรวจสอบเสียก่อน เช่น จากประสบการณ์ของผู้เขียน คือ มี Agency ที่มี Personal Relationship ที่ดีกับทาง Owner และมักจะขอจ่าย COD แต่ไม่มีบัญชี City กรณีนี้ก็ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของฝ่ายบริหารแต่ก็จะต้องมีแผนการจัดการที่ดีเพราะถ้าพลาดมามันอาจกลายเป็นหนี้เสียได้ ฉะนั้นควรพิจารณาให้ดีก่อนอนุมัติเปิด City Ledger รวมทั้งการพยายามไม่ให้มียอดคงค้างในห้อง DM หรือ PM ที่มากจนเกินไป
ในกรณีที่เราไม่ได้ทำการปิด City Ledger ในระบบ PMS สิ่งแรกเลยที่จะเกิดคือเราจะไม่สามารถทำการ Check Out แขกห้องนี้ออกจากระบบและนำแขกใหม่ที่จะเข้าไปทำการ Check In เข้าไปในระบบได้เพราะระบบจะบังคับให้เราทำยอดให้เป็น 0 บาทก่อนที่จะทำการ Check Out ตัวอย่าง กรณีแขกคนหนึ่งที่เราดันพลาดปล่อยให้เขา Check Out ไปเพราะแขกแจ้งว่า "Agency จ่ายค่าห้องมาแล้ว" และด้วยความผิดพลาดเราเลือกที่จะเชื่อโดยปราศจากการตรวจสอบ สมมุติว่าแขกอยู่ห้อง 234 ทีนี้พอแขก Check Out ไปแล้วในระบบมันก็จะมียอดค่าห้องค้างอยู่ สมมุติอีกครั้งคือ 3000 บาท ทีนี้เราจะทำการปิด City แต่ปิดไม่ได้เพราะยังไม่ได้รับการอนุมัติ แล้วมีแขกใหม่ที่มารอ Check In อยู่ที่ห้องนี้ต่อ เราก็ต้องทำการปิดยอด 3000 บาทนี้ให้เป็น 0 ก่อนทีนี้เมื่อปิด City ไม่ได้ หวยก็จะไปออกที่กระบวนการ การเปิดห้องๆ นึงขึ้นมาเพื่อย้ายหนี้ 3000 บาทนี้ไปไว้ให้ยอดให้ห้องนี้เป็น 0 ก่อนจึงจะสามารถทำการ Check In แขกใหม่เข้าไปได้
ซึ่งห้องที่ว่านี้มันคือห้องที่เจ้าของและผู้บริหารโรงแรมไม่ค่อยอยากให้มียอดค้างและเปิดขึ้นมาเท่าไหร่ (บางโรงแรมถึงกับกำหนดเลยว่าใครที่สามารถเปิดห้องนี้ได้เท่านั้น) เพราะมันเป็นรายได้ที่ไม่ได้มีตัวเงินจริงๆ เป็นเหมือนเงินเชื่อซึ่งก็ไม่รู้ว่าจะตามได้เมื่อไหร่บางครั้งตามไม่ได้เลยก็มี ห้องๆ นี้มักเรียกกันว่าห้อง DM Room หรือ Dummy Room บางโรงแรมก็ใช้ PM Room หรือ Permanent Room ที่ปกติจะใช้ในการ Post ค่าใช้จ่ายของ Owner, GM เป็นหลัก สาเหตุที่ไม่มี City มันก็เกิดได้จากหลายสาเหตุ
กรณีจากประสบการณ์ของผู้เขียนเกิดจากการที่โรงแรมต้องการทำ Contract กับ Agency หรือบริษัทบางบริษัทมากเกินไป จึงละเลยกระบวนการตรวจเครดิตคู่ค้าและอนุญาตให้นำแขกมาพักก่อนได้ส่วนเรื่อง City ก็ยังไม่ได้เปิดเพราะอยากได้แขกจากที่นี่อาจจะด้วย Volume จำนวนห้องที่ส่งมาเยอะมากหรือเป็นบริษัท Agency เจ้าใหญ่ (ที่ล้มได้) ก็เลยรีบเอาเข้ามาก่อน แบบนี้เป็นต้น ปัญหาที่ตามมาอีกอย่างของการที่ไม่ได้เปิด City อย่างถูกต้องแล้วทำให้พนักงานมีปัญหากันคือการ "ตามเงินห้อง DM, PM" ที่จะโยนกันไปโยนกันมา
หากเปิด City ไม่ถูกต้องบัญชีก็ไม่มีข้อมูลในการติดตามหนี้และจะทำงานลำบากกรณีนี้การตามหนี้ก็จะถูกส่งผ่านไปยัง Sales Department ที่ไปทำการขายและปล่อยให้แขกมาพักโดยที่ยังไม่มีบัญชี City ซึ่งในบางครั้งก็อาจมีการกระทบชิ่งไปยัง GM ที่อนุญาตให้แขกมาพักได้ก่อนโดยที่ยังไม่มี City และคนที่รับเละด่านแรกก็จะเป็น Front Office ที่ต้องยืน Fight กับแขกกรณีที่ไม่มีบัญชี City และถามหาการชำระเงินจากแขกซึ่งแขกก็จะยืนยันว่า บริษัทหรือ Agency จ่ายมาแล้ว มันจะกระทบกันเป็นลูกโซ่
ตรงนี้ในบางครั้งเราก็ต้องเข้าใจมูลเหตุของการที่ต้อง "เร่งหารายได้เพื่อรองรับรายจ่าย" ที่ในบางครั้งทำให้ต้องรีบพาแขกเข้ามาพักก่อนที่จะต้องรอให้กระบวนการเปิด City Ledger สำเร็จ แต่ในบางครั้งการให้เครดิตแขกโดยไม่มีรหัส City ก็อาจมีปัจจัยอื่นๆ ที่จำเป็นจะต้องให้โดยปราศจากการตรวจสอบเสียก่อน เช่น จากประสบการณ์ของผู้เขียน คือ มี Agency ที่มี Personal Relationship ที่ดีกับทาง Owner และมักจะขอจ่าย COD แต่ไม่มีบัญชี City กรณีนี้ก็ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของฝ่ายบริหารแต่ก็จะต้องมีแผนการจัดการที่ดีเพราะถ้าพลาดมามันอาจกลายเป็นหนี้เสียได้ ฉะนั้นควรพิจารณาให้ดีก่อนอนุมัติเปิด City Ledger รวมทั้งการพยายามไม่ให้มียอดคงค้างในห้อง DM หรือ PM ที่มากจนเกินไป
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น