ตอน การเปิด City Ledger
การเปิด City Ledger
วันนี้จะขอแบ่งปันจากประสบการณ์จริงของผู้เขียนเกี่ยวกับการขอเปิดบัญชี City Ledger ระหว่างโรงแรมและคู่ค้าธุรกิจ โดยปกติก่อนที่จะเปิดบัญชี City Ledger ในระบบ PMS ของโรงแรมได้กระบวนการขอเปิดบัญชีส่วนใหญ่จะเริ่มต้นจากการที่แผนก Sales and Marketing เข้าพบกับลูกค้าเพื่อเสนอขายห้องพักและบริการของโรงแรมซึ่งจะเป็นลูกค้าทั้งในส่วนของ Travel Agency, Corporate, Government, ฯลฯ และเสนอทำ Contract Rate กัน กรณีถ้าเป็นบริษัทหรือคู่ค้าที่ยังไม่ได้มีการเชื่อใจหรือเชื่อถือกันมากขนาดนั้นทางแผนก S&M ก็จะเสนอให้ชำระเงินเป็นเงินสดก่อนเป็นการ Pre-Paid ค่าห้องก่อนเข้าพัก หรือ COA (Cash On Arrival) คือจะมีคนมาจ่ายเงินทันทีตอนที่แขกมา Check In ส่วนกรณีของ COD (Cash On Departure) คือจะมีคนมาจ่ายตอน Check Out อันนี้ไม่ค่อยทำกันเพราะมักจะมีปัญหาไม่ค่อยมาจ่ายแต่จะพยายามต่อรองให้ทางโรงแรมให้ปล่อยแขก Check Out ก่อน ซึ่งบางโรงแรมก็ไม่ยอมเพราะกลัวหนี้เสียก็ไม่ยอมปล่อยให้แขก Check Out ที่เดือดร้อนก็เป็นแขกที่ไม่รู้เรื่องใดๆ เกี่ยวกับปัญหาการชำระหนี้ที่บริษัทที่ตัวเองจองมามีปัญหากับโรงแรม แต่ไม่สามารถ Check Out ได้เพราะโรงแรมก็กลัวหนี้เสียเหมือนกัน จนบางครั้งก็เกือบตกไฟลท์หรือพลาดนัดสำคัญๆ
วิธี COD นี้เลยไม่ค่อยใช้กันเท่าไหร่เพราะปัญหาที่ตามมามันเยอะดีไม่ดีโดนแขกฟ้องร้องว่ากักขังหน่วงเหนี่ยวอีก แต่ถ้าปล่อยไปแล้ว Agency หายก็หนี้เสียอีก ทีนี้พอทำ Contract Rate และกำหนดเงื่อนไขการจ่ายเงินแล้วแรกๆ อาจเป็นการจ่ายก่อนเข้าพักซึ่งอาจมี Option เสริมคือทำธุรกิจกันไปสัก 6 เดือนหรือ 1 ปีแล้วเครดิตดีไม่มีปัญหาการจ่ายเงินก็ค่อยปล่อยให้มีบัญชี City Ledger แบบนี้ก็ได้เหมือนกัน แต่ในกรณีที่บริษัทคู่ค้าใหญ่โตและมีความน่าเชื่อถือเมื่อมีเงื่อนไขการชำเครดิตชำระเงินทาง S&M ก็จะนำเรื่องไปสู่กระบวนการของการขอบัญชีลูกหนี้ที่จะมีฝ่ายบัญชีเข้ามาเกี่ยวข้องในเรื่องของการตรวจสอบเครดิตคู่ค้า การขอเอกสารยืนยัน เอกสารรับรองเพื่อเพิ่มความมั่นใจในการชำระเงินและให้จำนวนเครดิตที่เหมาะสมและสุดท้ายคือขอ Approve กับทาง GM
ซึ่งกรณีนี้จะเกิดหลังจากการเช็ค Reference ของคู่ค้าเรียบร้อยแล้วและไม่พบความปิดปกติใดๆ ส่วนหลังจากที่ได้รับการอนุมัตเปิดบัญชีเครดิตลูกหนี้และมีรหัส City Ledger ในระบบ PMS แล้ว อาจมีการเพิ่ม Option เข้าไปอีกว่า "โรงแรมจะปฏิเสธการรับ Booking ของแขกที่มาจากคู่ค้านี้หากมียอดหนี้เกินกว่าจำนวนเท่าไหร่ที่กำหนดไว้ (Over credit limit) เช่น 1 แสนบาท 1 ล้านบาท และสามารถเรียกให้คู่ค้าชำระเงินก่อนจึงจะให้เข้าพัก" เพื่อป้องกันความเสี่ยงในอีกระดับหนึ่งด้วยก็ได้แล้วแต่นโยบายของแต่ละโรงแรม
หลังจากเสร็จกระบวนการนี้แล้วก็จะเป็นการดำเนินงานในส่วนของ Front Office ที่จะทำการปิดบัญชี City Ledger เมื่อมีการเข้าพักของแขกที่มาจากคู่ค้าธุรกิจนี้และจะทำการ Check Out ในกรณีที่เลือกทำการปิด City แล้วระบบอนุญาตให้ทำได้ กรณีที่หา City Ledger ไม่เจอในระบบ PMS นั่นแสดงว่าบัญชีเครดิตลูกหนี้ยังไม่ได้ถูกอนุมัติและแขกจะต้องชำระเงินก่อนหรือต้องติดต่อบริษัทคู่ค้านั้นเพื่อชำระเงินก่อนที่จะปล่อยแขกไปเพื่อความปลอดภัยและอยู่ให้ไกลจากใบ Warning
หมายเหตุ วิธีการอนุมัติเปิด City และการปฏิบัติงานทาง City Ledger ในแต่ละโรงแรมอาจไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับขนาดของโรงแรมและลักษณะการบริหารงานเป็นหลักผู้เขียนอ้างอิงจากประสบการณ์การทำงานส่วนตัวเท่านั้น มิใช่มาตรฐานสากลในการยึดถือเพื่อความถูกต้อง
วันนี้จะขอแบ่งปันจากประสบการณ์จริงของผู้เขียนเกี่ยวกับการขอเปิดบัญชี City Ledger ระหว่างโรงแรมและคู่ค้าธุรกิจ โดยปกติก่อนที่จะเปิดบัญชี City Ledger ในระบบ PMS ของโรงแรมได้กระบวนการขอเปิดบัญชีส่วนใหญ่จะเริ่มต้นจากการที่แผนก Sales and Marketing เข้าพบกับลูกค้าเพื่อเสนอขายห้องพักและบริการของโรงแรมซึ่งจะเป็นลูกค้าทั้งในส่วนของ Travel Agency, Corporate, Government, ฯลฯ และเสนอทำ Contract Rate กัน กรณีถ้าเป็นบริษัทหรือคู่ค้าที่ยังไม่ได้มีการเชื่อใจหรือเชื่อถือกันมากขนาดนั้นทางแผนก S&M ก็จะเสนอให้ชำระเงินเป็นเงินสดก่อนเป็นการ Pre-Paid ค่าห้องก่อนเข้าพัก หรือ COA (Cash On Arrival) คือจะมีคนมาจ่ายเงินทันทีตอนที่แขกมา Check In ส่วนกรณีของ COD (Cash On Departure) คือจะมีคนมาจ่ายตอน Check Out อันนี้ไม่ค่อยทำกันเพราะมักจะมีปัญหาไม่ค่อยมาจ่ายแต่จะพยายามต่อรองให้ทางโรงแรมให้ปล่อยแขก Check Out ก่อน ซึ่งบางโรงแรมก็ไม่ยอมเพราะกลัวหนี้เสียก็ไม่ยอมปล่อยให้แขก Check Out ที่เดือดร้อนก็เป็นแขกที่ไม่รู้เรื่องใดๆ เกี่ยวกับปัญหาการชำระหนี้ที่บริษัทที่ตัวเองจองมามีปัญหากับโรงแรม แต่ไม่สามารถ Check Out ได้เพราะโรงแรมก็กลัวหนี้เสียเหมือนกัน จนบางครั้งก็เกือบตกไฟลท์หรือพลาดนัดสำคัญๆ
วิธี COD นี้เลยไม่ค่อยใช้กันเท่าไหร่เพราะปัญหาที่ตามมามันเยอะดีไม่ดีโดนแขกฟ้องร้องว่ากักขังหน่วงเหนี่ยวอีก แต่ถ้าปล่อยไปแล้ว Agency หายก็หนี้เสียอีก ทีนี้พอทำ Contract Rate และกำหนดเงื่อนไขการจ่ายเงินแล้วแรกๆ อาจเป็นการจ่ายก่อนเข้าพักซึ่งอาจมี Option เสริมคือทำธุรกิจกันไปสัก 6 เดือนหรือ 1 ปีแล้วเครดิตดีไม่มีปัญหาการจ่ายเงินก็ค่อยปล่อยให้มีบัญชี City Ledger แบบนี้ก็ได้เหมือนกัน แต่ในกรณีที่บริษัทคู่ค้าใหญ่โตและมีความน่าเชื่อถือเมื่อมีเงื่อนไขการชำเครดิตชำระเงินทาง S&M ก็จะนำเรื่องไปสู่กระบวนการของการขอบัญชีลูกหนี้ที่จะมีฝ่ายบัญชีเข้ามาเกี่ยวข้องในเรื่องของการตรวจสอบเครดิตคู่ค้า การขอเอกสารยืนยัน เอกสารรับรองเพื่อเพิ่มความมั่นใจในการชำระเงินและให้จำนวนเครดิตที่เหมาะสมและสุดท้ายคือขอ Approve กับทาง GM
ซึ่งกรณีนี้จะเกิดหลังจากการเช็ค Reference ของคู่ค้าเรียบร้อยแล้วและไม่พบความปิดปกติใดๆ ส่วนหลังจากที่ได้รับการอนุมัตเปิดบัญชีเครดิตลูกหนี้และมีรหัส City Ledger ในระบบ PMS แล้ว อาจมีการเพิ่ม Option เข้าไปอีกว่า "โรงแรมจะปฏิเสธการรับ Booking ของแขกที่มาจากคู่ค้านี้หากมียอดหนี้เกินกว่าจำนวนเท่าไหร่ที่กำหนดไว้ (Over credit limit) เช่น 1 แสนบาท 1 ล้านบาท และสามารถเรียกให้คู่ค้าชำระเงินก่อนจึงจะให้เข้าพัก" เพื่อป้องกันความเสี่ยงในอีกระดับหนึ่งด้วยก็ได้แล้วแต่นโยบายของแต่ละโรงแรม
หลังจากเสร็จกระบวนการนี้แล้วก็จะเป็นการดำเนินงานในส่วนของ Front Office ที่จะทำการปิดบัญชี City Ledger เมื่อมีการเข้าพักของแขกที่มาจากคู่ค้าธุรกิจนี้และจะทำการ Check Out ในกรณีที่เลือกทำการปิด City แล้วระบบอนุญาตให้ทำได้ กรณีที่หา City Ledger ไม่เจอในระบบ PMS นั่นแสดงว่าบัญชีเครดิตลูกหนี้ยังไม่ได้ถูกอนุมัติและแขกจะต้องชำระเงินก่อนหรือต้องติดต่อบริษัทคู่ค้านั้นเพื่อชำระเงินก่อนที่จะปล่อยแขกไปเพื่อความปลอดภัยและอยู่ให้ไกลจากใบ Warning
หมายเหตุ วิธีการอนุมัติเปิด City และการปฏิบัติงานทาง City Ledger ในแต่ละโรงแรมอาจไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับขนาดของโรงแรมและลักษณะการบริหารงานเป็นหลักผู้เขียนอ้างอิงจากประสบการณ์การทำงานส่วนตัวเท่านั้น มิใช่มาตรฐานสากลในการยึดถือเพื่อความถูกต้อง
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น