รับบริหารโรงแรมและจองห้องประชุมสัมมนา

การบริหารโรงแรมในยุคเปลี่ยนผ่านจากรุ่นสู่รุ่น Post นี้ผมอยากเล่าสู่กันฟังเกี่ยวกับแนวโน้มการบริหารโรงแรมที่หลายๆ แห่งเริ่มที่จะเปลี่ยนผ่านจากรุ่นคุณพ่อคุณแม่สู่รุ่นลูกๆ หลายๆ ครั้งที่ CEMS HALLS เราเข้าไปรับบริหารงานโรงแรมต่างๆ โดยส่วนใหญ่เราจะได้พูดคุยกับฝั่งของเจ้าของที่เป็นคนรุ่นลูกๆ ที่อยู่ในช่วง Gen X, Gen Y, ซึ่งโดยธรรมชาติคนรุ่นนี้จะเติบโตขึ้นมากับความทันสมัยและหลักคิดที่อิงไปในทาง Digital การเชื่อในหลักการทำงานแบบ Work Smart มากกว่าการ Work Hard เพราะเชื่อว่า "การทำงานอย่างหามรุ่งหามค่ำและเอาเป็นเอาตายแบบเมื่อก่อนไม่ใช่หนทางแห่งการประสบความสำเร็จเสมอไป" และด้วยตัวช่วยในการตอกย้ำความคิดนี้ในปัจจุบันอย่างเทคโนโลยีและนวัตกรรมต่างๆ ที่มีเข้ามามากมายอย่างไม่ขาดสายแม้ในธุรกิจบริการที่ได้ชื่อว่า "การใช้มนุษย์ด้วยกันในการบริการจะให้ความรู้สึกดีมากกว่า" ก็ได้รับผลกระทบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ Gen รุ่นลูกๆ เหล่านี้จึงมีแนวความคิดในการหาเทคโนโลยีและเครื่องมือที่จะมาช่วยรองรับการทำงานและช่วยให้พวกเค้าทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพราะเล็งเห็นกระแสความเปลี่ยนแปลงของโลกท...

ตัวย่อระหว่าง FO and HK โรงแรมเป็นธุรกิจที่ต้องมีหลายภาคส่วนในการปฏิบัตงานซึ่งการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพถือเป็นเรื่องที่จำเป็นและสำคัญอย่างมาก เนื่องจากหากในแต่ละฝ่ายไม่สามารถเข้าใจไปในแนวทางเดียวกันได้ย่อมทำให้การปฏิบัติงานผิดพลาดและส่งผลกระทบต่อแขกได้ วันนี้ CEMS HALLS จะขอยกตัวอย่างของการติดต่อสื่อสารกันระหว่างแผนกภายในโรงแรมในส่วนของ Front Office และ Housekeeping จะใช้ตัวตัวย่อในการกำกับสถานะของห้องพักในแต่ละประเภทไว้ในระบบ Hotel System และแทนค่าด้วยสีหรือเครื่องหมายบางอย่างพร้อมทั้งอักษรย่อให้พนักงานรู้สถานนะของห้องในขณะนั้นซึ่งตัวย่อที่นำมาให้อ่านกันนี้จะเป็นตัวย่อหลักๆ ที่ใช้งานระหว่างแผนก Front Office และ Housekeeping ที่ใช้กันส่วนใหญ่ประกอบด้วย 1. VC = Vacant Clean หมายถึงห้องว่างที่สะอาดแล้วพร้อมสำหรับส่งแขกได้ทันที ไม่ต้องให้แม่บ้านขึ้นไปทำความสะอาดอีก 2. VD = Vacant Dirty หมายถึงห้องว่างที่ยังไม่สะอาดยังสกปรกอยู่ อาจจะด้วยเหตุผลที่แขกเพิ่ง C/O ออกไปหรือเกิดปัญหาบางอย่างที่สามารถแก้ไขให้เสร็จได้ในทันที เช่น หลอดไฟเสีย สายชำระขาด เป็นต้น 3. OC = Occupied Cle...

พบกับสถานที่จัดงานประชุมสัมมนา งานเลี้ยงสังสรรค์ ที่มาพร้อมกับบรรยากาศสุดพิเศษริมแม่น้ำเจ้าพระยา เพียบพร้อมด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกมากมายระหว่างการเข้าใช้งานและเข้าพักทั้งสระว่ายน้ำ ห้องอาหารติดริมแม่น้ำเจ้าพระยาให้บรรยากาศการทานอาหารเลิศรสของคุณเติมเต็มด้วยกลิ่นอายของแม่น้ำสายหลักที่หล่อเลี้ยงหลากหลายชีวิตของประเทศไทยมานานนับชั่วอายุคน นอกจากนี้ยังมีฟิตเนสสำหรับคนรักสุขภาพ และ Internet ความเร็วสูงเพื่อรองรับการใช้งานได้อย่างไม่สะดุด พบกับสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ เหล่านี้ได้เพียงเข้าใช้งานห้องประชุมสัมมนาที่ Chatrium Hotel Riverside Bangkok สนใจรายละเอียดและติดต่อสำรองห้องประชุมสัมมนาได้ที่ https://www.cemshalls.com/location/room/67

การเปิด City Ledger วันนี้จะขอแบ่งปันจากประสบการณ์จริงของผู้เขียนเกี่ยวกับการขอเปิดบัญชี City Ledger ระหว่างโรงแรมและคู่ค้าธุรกิจ โดยปกติก่อนที่จะเปิดบัญชี City Ledger ในระบบ PMS ของโรงแรมได้กระบวนการขอเปิดบัญชีส่วนใหญ่จะเริ่มต้นจากการที่แผนก Sales and Marketing เข้าพบกับลูกค้าเพื่อเสนอขายห้องพักและบริการของโรงแรมซึ่งจะเป็นลูกค้าทั้งในส่วนของ Travel Agency, Corporate, Government, ฯลฯ และเสนอทำ Contract Rate กัน กรณีถ้าเป็นบริษัทหรือคู่ค้าที่ยังไม่ได้มีการเชื่อใจหรือเชื่อถือกันมากขนาดนั้นทางแผนก S&M ก็จะเสนอให้ชำระเงินเป็นเงินสดก่อนเป็นการ Pre-Paid ค่าห้องก่อนเข้าพัก หรือ COA (Cash On Arrival) คือจะมีคนมาจ่ายเงินทันทีตอนที่แขกมา Check In ส่วนกรณีของ COD (Cash On Departure) คือจะมีคนมาจ่ายตอน Check Out อันนี้ไม่ค่อยทำกันเพราะมักจะมีปัญหาไม่ค่อยมาจ่ายแต่จะพยายามต่อรองให้ทางโรงแรมให้ปล่อยแขก Check Out ก่อน ซึ่งบางโรงแรมก็ไม่ยอมเพราะกลัวหนี้เสียก็ไม่ยอมปล่อยให้แขก Check Out ที่เดือดร้อนก็เป็นแขกที่ไม่รู้เรื่องใดๆ เกี่ยวกับปัญหาการชำระหนี้ที่บริษัทที่ตัวเองจองมามีปัญหากับโรงแรม แต่ไม่ส...

ถ้าไม่ปิด City Ledger จะเป็นยังไง? ในกรณีที่เราไม่ได้ทำการปิด City Ledger ในระบบ PMS สิ่งแรกเลยที่จะเกิดคือเราจะไม่สามารถทำการ Check Out แขกห้องนี้ออกจากระบบและนำแขกใหม่ที่จะเข้าไปทำการ Check In เข้าไปในระบบได้เพราะระบบจะบังคับให้เราทำยอดให้เป็น 0 บาทก่อนที่จะทำการ Check Out ตัวอย่าง กรณีแขกคนหนึ่งที่เราดันพลาดปล่อยให้เขา Check Out ไปเพราะแขกแจ้งว่า "Agency จ่ายค่าห้องมาแล้ว" และด้วยความผิดพลาดเราเลือกที่จะเชื่อโดยปราศจากการตรวจสอบ สมมุติว่าแขกอยู่ห้อง 234 ทีนี้พอแขก Check Out ไปแล้วในระบบมันก็จะมียอดค่าห้องค้างอยู่ สมมุติอีกครั้งคือ 3000 บาท ทีนี้เราจะทำการปิด City แต่ปิดไม่ได้เพราะยังไม่ได้รับการอนุมัติ แล้วมีแขกใหม่ที่มารอ Check In อยู่ที่ห้องนี้ต่อ เราก็ต้องทำการปิดยอด 3000 บาทนี้ให้เป็น 0 ก่อนทีนี้เมื่อปิด City ไม่ได้ หวยก็จะไปออกที่กระบวนการ การเปิดห้องๆ นึงขึ้นมาเพื่อย้ายหนี้ 3000 บาทนี้ไปไว้ให้ยอดให้ห้องนี้เป็น 0 ก่อนจึงจะสามารถทำการ Check In แขกใหม่เข้าไปได้ ซึ่งห้องที่ว่านี้มันคือห้องที่เจ้าของและผู้บริหารโรงแรมไม่ค่อยอยากให้มียอดค้างและเปิดขึ้นมาเท่าไหร่ (บางโ...

เรื่องความปลอดภัยอีกอย่างหนึ่งในวงการโรงแรมของเราคือเรื่องของการซ้อม Fire Drills หรือการอพยพหรือไฟ ปกติแล้วธุรกิจโรงแรมของเรานั้นจัดอยู่ในประเภทกฏหมายที่ควบคุมอยู่สองอย่างคือ พรบ.อาคาร และ พรบ.โรงแรม และไอ้ส่วนของการอพยพหนีไฟนี้มันก็เป็นอีกอย่างที่เราต้องเตรียมตัวกันจัดซ้อมอพยพตามกำหนดการ ครั้งนึงโรงแรมที่เฮียทำงานกำลังจะมีการซ้อมอพยพหนีไฟต่างคนต่างก็ทำหน้าที่ในการประชาสัมพันธ์อย่างหนักหน่วงทั้งติดป้ายไว้หน้าโรงแรมเลยเพื่อกันคนแตกตื่น HR ก็ไปติดต่อกับสำนักงานเขตของสนับสนุนบุคคลากรของทางราชการในการซ้อมหนีไฟ Front Office ก็มีการแจ้งแขกทุกห้องก่อน Check in ว่าเราจะมีการซ้อมหนีไฟนะถ้ากริ่งดังไม่ต้องตกใจ จากนั้นเวลาก็ผ่านไปจนมาถึงวันจริง พอถึงเวลามันก็เริ่มตามสเตปเลยตั้งแต่กริ่งดังแล้วค่อยๆ ดังขึ้นๆ ไปเรื่อยๆ แขกที่เค้ารู้อยู่แล้วเขาก็เฉยๆ บางคนก็เริ่มมีเล่นบ้างคือทำเป็นวิ่งหยอกกันกับเพื่อน แต่อยู่ดีๆ ก็มีแขกห้องนึงวิ่งลงมาพร้อมกับลากกระเป๋าหน้าตาตื่นเลงลงมาที่ Lobby ผู้ชายใส่กางเกงตัวเดียวถอดเสื้อ ผู้หญิงใส่ชุดคลุมอาบน้ำ พอลงมาถึง Lobby ก็ทำหน้า งงๆ เพราะเห็นคนยังนั่งกันอยู่อย่างปก...

City Ledger เช็คให้ดีก่อนปล่อยแขก Check Out ปัญหาหนึ่งที่ชาวโรงแรมมักจะเจอบ่อยเวลาที่มี Group หรือแขกที่ชำระเงินผ่าน Travel Agency เข้ามาและกำลังจะ Check Out ออกไปนั่นคือปัญหาในเรื่องของการปิด City Ledger หรือที่ภาษาเราชาวโรงแรมเรียกว่า "ปิด City" นี่แหละครับ เนื่องจากถ้าเราสามารถปิด City ได้ในระบบอันนี้ไม่มีปัญหาอะไรทุกอย่างปกติแสดงว่าหนี้ก่อนนี้ที่ปิดไปมีการเปิดบัญชีลูกหนี้ถูกต้องตามกระบวนการของโรงแรมเรียกได้ว่า "ใช้ก่อนจ่ายทีหลัง" แต่ถ้าเราไม่สามารถปิดยอดหนี้ในระบบได้เพราะไม่มีบัญชี City นั่นหมายความว่า Group นี้ต้องหาเงินมาชำระก่อนที่จะ Check Out ออกไป เนื่องจากไม่ได้มี Credit ไว้กับทางโรงแรม หากกรณีที่ปิด City ไม่ได้แล้วปล่อยให้ Group Check Out ไปความเสี่ยงที่เข้ามาคือ "หนี้สูญ" ที่ไม่รู้ว่าจะเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ (ถ้าบริษัทคู่ค้านั้นไม่ได้มีความมั่นคงทางการเงินจนสามารถไว้ใจให้แขก Check Out ก่อนได้) มันก็จะเกิดเป็นหนี้ที่รอการชำระ (เลวร้ายสุดคือไม่รู้ว่าจะถูกชำระเมื่อไหร่ จนกลายเป็นหนี้เสีย) ที่ถูกโยกไปไว้ในระบบ PMS (Property Management System)...