การทำ Rebate และ Correction
การทำ Rebate และ Correction การ Rebate และ Correction นี้ ส่วนใหญ่พนักงานโรงแรมถ้าเลี่ยงได้เราก็จะเลี่ยงและไม่อยากจะให้มันเกิดขึ้นเพราะนอกจากมันจะไม่ดีกับตัวเราเองแล้วมันยังทำให้เราถูกเพ่งเล็งเนื่องจากทั้งสองรายการมันเป็นการนำรายได้ออกจากโรงแรมซึ่งเมื่อทำรายการแล้วย่อมเกิดผลกระทบทางบัญชีในด้านรายรับทันที เพราะมันเป็นการ Post รายได้เข้าไปแล้ว และพบว่ามันเป็นรายได้ที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริงหรือเกิดขึ้นจริงแต่ผิดรายการ เช่น รายได้ค่าห้องแต่ไป Post ในระบบเป็นรายได้ของฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม ซึ่งต้องแก้ไขโดยการนำออกจากรายการ ในส่วนของความหมายและการใช้งานนี้จะมีด้วยกันหลักๆ สองแบบคือ
1. Correction หมายถึง การแก้ไขการ Post บิลผิด ที่เป็นรายการที่เกิดในวันเดียวกัน เช่น เรา Post ค่า Mini Bar 500 บาท ในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ในตอนเช้าแต่ปรากฏว่าแขกแจ้งว่าไม่ได้ทาน Mini Bar ในห้องพักแต่ค่าใช้จ่ายที่แสดงมานั้นมันเป็นใช้บริการ Laundry ของแขกซึ่งเมื่อเราทราบแล้วในวันนั้นสมมุติว่าเราทราบเรื่องตอนบ่ายๆ วันที่ 28 กุมภาพันธ์ (วันเดียวกันกับที่ Post) เราก็แค่ทำการลบรายการที่ Post ผิดนั้นออกจากระบบแต่จะต้องใช้ Code ในระบบ PMS ตัวที่ระบุรายละเอียดว่าเป็น “Correction Mini Bar” เท่านั้นเพื่อให้รายการที่เรา Post ผิดเข้าไปกับรายการที่เราจะทำ Correction ถูกตัดออกในระบบได้ถูกต้องซึ่งยอดมันก็ก็จะไปตัดกันจนยอดเป็น “0” คือไม่มีค่าใช้จ่ายในส่วนนนี้
ตัวอย่าง - CODE 1234 Post ค่า Mini Bar 500 บาท แต่ปรากฏว่าใส่ผิดรายการ
- CODE 4321 Post รายการ "Correction Mini Bar" ใส่ยอด -500 บาท
ในระบบ PMS ก็จะแสดง ยอด 1234 = 500
4321 = (- 500) = 0
ข้อควรระวังอันดับแรกสุดสำหรับกรณีนี้คือถ้าเรา Post รายการตัวไหนผิดเราก็ต้องใช้ Code รายการตัวนั้นเข้าไปทำการ Correct ให้ถูกเพราะถ้าหากเราใช้ผิด Correction ผิดตัวทางแผนกบัญชีจะหายอดที่เราแก้ไขไม่เจอทำให้ระบบบัญชีผิดพลาดได้ เช่น เรา Post ค่า Mini Bar ผิด แต่เราไปใช้ Code “Laundry Service” ในการทำ Correction ถ้าแบบนี้ยอดที่ถูกแก้ไขมันจะเป็น “0” ก็จริง แต่ในระบบบัญชีมันก็จะทำให้มีรายได้ค่า Mini Bar คงค้างอยู่ ซึ่งเป็นรายการที่ไม่เคยเกิดขึ้นจริง รายการ Mini Bar ไม่ได้ถูกแขกกินไปรายได้ค่า “Laundry” ก็จะโดนตัดออกไปจากการทำ Correction อีกด้วย เรียกว่ากระทบกันเป็นลูกโซ่เลยนะครับ ข้อควรระวังอย่างที่สองคือก่อนที่เราจะใส่เครื่องหมาย (-) หน้ายอดที่ต้องการเอาออกเพื่อให้มันตัดกันจนเป็น 0 เราต้องดูให้ดีว่าโดยระบบ PMS แล้ว Code ที่เขียนว่า "Correction" นั้นมันตั้งลบอัติโนมัติไว้เลยเวลาใส่รายการหรือเปล่าเพราะถ้ามันไม่ได้ตั้งแล้วเราไป Post 500 บาทโดยไม่ติดลบคราวนี้ระบบมันจะดีดค่าใช้จ่ายเป็น 1000 บาทแทนที่จะเป็น 0 แบบนี้ เป็นต้น
2. Rebate กระบวนการทำจะเหมือนกันกับ Correction แต่เป็นการแก้ไขหลังจากที่ข้ามวันและ Night Audit ได้ทำการ Close Day ไปแล้ว เช่น เรา Post ค่า Mini Bar วันนี้ 500 บาทผ่านไปจน Closed day เรียบร้อยแต่วันรุ่งขึ้นตอน Check Out ปรากฏว่าแขกไม่ได้ทาน Mini Bar กรณีนี้เราต้องทำการเอาค่าใช้จ่ายนั้นออกกรณีนี้มันเกินวันที่เกิดรายการไปแล้วเราไม่สามารถใช้การ Correction ได้เราก็ต้องใช้ Code ในการแก้ไขเป็น Code "Rebate Mini Bar" แทน และก็เหมือนกันกับ Correction คือจะ Rebate ตัวไหนก็ต้องใช้ Code ตัวนั้นรายได้มันจะได้ไปตัดกันถูกและบัญชีจะได้ไม่ งง อีกด้วย ......................................................................................................
บริการรับบริหารโรงแรมในระดับไม่เกิน 3 ดาวพื้นที่ ชลบุรี พัทยา ระยอง บริการจองห้องประชุมสัมมนากับ www.cemshalls.com สนใจติดต่อ 033 004 953, 081 949 3713 หรือ contact@cemshalls.com
การทำ Rebate และ Correction การ Rebate และ Correction นี้ ส่วนใหญ่พนักงานโรงแรมถ้าเลี่ยงได้เราก็จะเลี่ยงและไม่อยากจะให้มันเกิดขึ้นเพราะนอกจากมันจะไม่ดีกับตัวเราเองแล้วมันยังทำให้เราถูกเพ่งเล็งเนื่องจากทั้งสองรายการมันเป็นการนำรายได้ออกจากโรงแรมซึ่งเมื่อทำรายการแล้วย่อมเกิดผลกระทบทางบัญชีในด้านรายรับทันที เพราะมันเป็นการ Post รายได้เข้าไปแล้ว และพบว่ามันเป็นรายได้ที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริงหรือเกิดขึ้นจริงแต่ผิดรายการ เช่น รายได้ค่าห้องแต่ไป Post ในระบบเป็นรายได้ของฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม ซึ่งต้องแก้ไขโดยการนำออกจากรายการ ในส่วนของความหมายและการใช้งานนี้จะมีด้วยกันหลักๆ สองแบบคือ
1. Correction หมายถึง การแก้ไขการ Post บิลผิด ที่เป็นรายการที่เกิดในวันเดียวกัน เช่น เรา Post ค่า Mini Bar 500 บาท ในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ในตอนเช้าแต่ปรากฏว่าแขกแจ้งว่าไม่ได้ทาน Mini Bar ในห้องพักแต่ค่าใช้จ่ายที่แสดงมานั้นมันเป็นใช้บริการ Laundry ของแขกซึ่งเมื่อเราทราบแล้วในวันนั้นสมมุติว่าเราทราบเรื่องตอนบ่ายๆ วันที่ 28 กุมภาพันธ์ (วันเดียวกันกับที่ Post) เราก็แค่ทำการลบรายการที่ Post ผิดนั้นออกจากระบบแต่จะต้องใช้ Code ในระบบ PMS ตัวที่ระบุรายละเอียดว่าเป็น “Correction Mini Bar” เท่านั้นเพื่อให้รายการที่เรา Post ผิดเข้าไปกับรายการที่เราจะทำ Correction ถูกตัดออกในระบบได้ถูกต้องซึ่งยอดมันก็ก็จะไปตัดกันจนยอดเป็น “0” คือไม่มีค่าใช้จ่ายในส่วนนนี้
ตัวอย่าง - CODE 1234 Post ค่า Mini Bar 500 บาท แต่ปรากฏว่าใส่ผิดรายการ
- CODE 4321 Post รายการ "Correction Mini Bar" ใส่ยอด -500 บาท
ในระบบ PMS ก็จะแสดง ยอด 1234 = 500
4321 = (- 500) = 0
ข้อควรระวังอันดับแรกสุดสำหรับกรณีนี้คือถ้าเรา Post รายการตัวไหนผิดเราก็ต้องใช้ Code รายการตัวนั้นเข้าไปทำการ Correct ให้ถูกเพราะถ้าหากเราใช้ผิด Correction ผิดตัวทางแผนกบัญชีจะหายอดที่เราแก้ไขไม่เจอทำให้ระบบบัญชีผิดพลาดได้ เช่น เรา Post ค่า Mini Bar ผิด แต่เราไปใช้ Code “Laundry Service” ในการทำ Correction ถ้าแบบนี้ยอดที่ถูกแก้ไขมันจะเป็น “0” ก็จริง แต่ในระบบบัญชีมันก็จะทำให้มีรายได้ค่า Mini Bar คงค้างอยู่ ซึ่งเป็นรายการที่ไม่เคยเกิดขึ้นจริง รายการ Mini Bar ไม่ได้ถูกแขกกินไปรายได้ค่า “Laundry” ก็จะโดนตัดออกไปจากการทำ Correction อีกด้วย เรียกว่ากระทบกันเป็นลูกโซ่เลยนะครับ ข้อควรระวังอย่างที่สองคือก่อนที่เราจะใส่เครื่องหมาย (-) หน้ายอดที่ต้องการเอาออกเพื่อให้มันตัดกันจนเป็น 0 เราต้องดูให้ดีว่าโดยระบบ PMS แล้ว Code ที่เขียนว่า "Correction" นั้นมันตั้งลบอัติโนมัติไว้เลยเวลาใส่รายการหรือเปล่าเพราะถ้ามันไม่ได้ตั้งแล้วเราไป Post 500 บาทโดยไม่ติดลบคราวนี้ระบบมันจะดีดค่าใช้จ่ายเป็น 1000 บาทแทนที่จะเป็น 0 แบบนี้ เป็นต้น
2. Rebate กระบวนการทำจะเหมือนกันกับ Correction แต่เป็นการแก้ไขหลังจากที่ข้ามวันและ Night Audit ได้ทำการ Close Day ไปแล้ว เช่น เรา Post ค่า Mini Bar วันนี้ 500 บาทผ่านไปจน Closed day เรียบร้อยแต่วันรุ่งขึ้นตอน Check Out ปรากฏว่าแขกไม่ได้ทาน Mini Bar กรณีนี้เราต้องทำการเอาค่าใช้จ่ายนั้นออกกรณีนี้มันเกินวันที่เกิดรายการไปแล้วเราไม่สามารถใช้การ Correction ได้เราก็ต้องใช้ Code ในการแก้ไขเป็น Code "Rebate Mini Bar" แทน และก็เหมือนกันกับ Correction คือจะ Rebate ตัวไหนก็ต้องใช้ Code ตัวนั้นรายได้มันจะได้ไปตัดกันถูกและบัญชีจะได้ไม่ งง อีกด้วย ......................................................................................................
บริการรับบริหารโรงแรมในระดับไม่เกิน 3 ดาวพื้นที่ ชลบุรี พัทยา ระยอง บริการจองห้องประชุมสัมมนากับ www.cemshalls.com สนใจติดต่อ 033 004 953, 081 949 3713 หรือ contact@cemshalls.com
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น